Analisis Proses Peminjaman Arsip Guna Meningkatkan Efisiensi Layanan Di Kantor BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Malang
DOI:
https://doi.org/10.63822/d2xfwj26Keywords:
arsip vital, efisiensi layanan, peminjaman arsip, SOP kearsipan, BPJS KetenagakerjaanAbstract
Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis proses peminjaman dan pengembalian arsip di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Malang dalam rangka meningkatkan efisiensi layanan kearsipan. Latar belakang penelitian ini didasari oleh belum tersedianya Standar Operasional Prosedur (SOP) tertulis yang mengatur mekanisme peminjaman dan pengembalian arsip, sehingga proses tersebut berjalan secara informal dan tidak terstandarisasi. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik observasi lapangan, wawancara, dan analisis dokumen. Hasil analisis kondisi aktual di lapangan menunjukkan bahwa peminjaman arsip masih dilakukan melalui komunikasi informal (WhatsApp dan lisan), tanpa pencatatan terstandar, tanpa batas waktu pengembalian yang jelas, dan tanpa mekanisme verifikasi. Kondisi ini berpotensi menimbulkan risiko kehilangan arsip, salah letak (misfile), serta kesulitan penelusuran arsip vital. Sebagai luaran utama, penelitian ini menghasilkan draf SOP peminjaman dan pengembalian arsip yang memuat prosedur sistematis, formulir peminjaman, serta sistem monitoring peminjaman. Implementasi SOP yang diusulkan diharapkan mampu meningkatkan efisiensi waktu layanan, memperkuat akuntabilitas peminjam, dan mendukung tertib administrasi kearsipan di lingkungan BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Malang.
References
Amsyah, Z. (2015). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Barthos, B. (2016). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Dewi, R. S., & Kusumawati, A. (2021). Pengaruh Pengelolaan Arsip terhadap Kualitas Pelayanan Publik pada Instansi Pemerintah. Jurnal Ilmu Administrasi dan Organisasi, 28(2), 112–124.
Handoko, T., & Setiawan, D. (2020). Efektivitas Implementasi SOP Kearsipan dalam Meningkatkan Layanan Administrasi. Jurnal Manajemen Perkantoran dan Kearsipan, 7(1), 45–58.
Hartatik, I. P. (2014). Mengembangkan Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Laksana.
Hasibuan, M. F., & Lubis, R. (2021). Analisis Risiko Kearsipan pada Instansi Pemerintah: Studi Kasus pada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Jurnal Kearsipan, 16(1), 55–72.
Kurniawan, A., & Fatmawati, E. (2022). Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Efisiensi Layanan Kearsipan di Perguruan Tinggi. Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi, 9(1), 33–47.
Miles, M. B., Huberman, A. M., & Saldana, J. (2014). Qualitative Data Analysis: A Methods Sourcebook (3rd ed.). Thousand Oaks: SAGE Publications.
Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016). Pengelolaan Arsip Aktif secara Efektif dan Efisien. Bandung: Alfabeta.
Nuraeni, Y., & Rahayu, S. (2021). Standarisasi Prosedur Kearsipan dan Dampaknya terhadap Kualitas Pelayanan Administrasi Publik. Jurnal Administrasi Perkantoran, 12(2), 78–91.
Priyatno, H., & Haryani, S. (2020). Problematika Pengelolaan Arsip Vital pada Lembaga Pelayanan Publik. Jurnal Kearsipan, 15(2), 101–115.
Rifauddin, M. (2016). Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi. Jurnal Khizanah Al-Hikmah, 4(2), 168–178.
Rufaidah, E. (2019). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis dalam Mendukung Layanan Administrasi Publik. Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan, dan Kearsipan, 21(1), 30–44.
Sedarmayanti. (2018). Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.
Sugiyono. (2019). Metodologi Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung: Alfabeta.
Sulistyo-Basuki. (2016). Manajemen Arsip Dinamis: Pengantar Memahami dan Mengelola Informasi dan Dokumen. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Tjipto Atmoko. (2019). Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah. Bandung: Selaras.
Umam, K. (2018). Manajemen Perkantoran: Referensi untuk Para Akademisi dan Praktisi. Bandung: Pustaka Setia.
Wahyuni, T., & Aziz, F. (2019). Implementasi SOP Peminjaman Arsip dan Pengaruhnya terhadap Efisiensi Pelayanan. Jurnal Administrasi Publik, 7(2), 89–102.
Widjaja, A. W. (2017). Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Pers.
Yusuf, P. M., & Suhendar, Y. (2018). Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Sekolah. Jakarta: Kencana.
Downloads
Published
Issue
Section
License
Copyright (c) 2026 Ahmad Raihan Firdaus, Diana Eka Poernamawati (Author)
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.
