Evaluasi Sistem Penyimpanan Arsip di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Malang

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk mengevaluasi sistem penyimpanan arsip di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Malang dalam mendukung efektivitas pengelolaan arsip di era digital. Penelitian menggunakan pendekatan kualitatif dengan jenis penelitian deskriptif. Teknik pengumpulan data dilakukan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Analisis data menggunakan model Miles, Huberman, dan Saldaña yang meliputi reduksi data, penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem penyimpanan arsip di BPJS Ketenagakerjaan Kantor Cabang Malang telah menerapkan klasifikasi arsip berbasis subjek sesuai program jaminan seperti JKK, JKM, JHT, dan JP. Proses pemberkasan, penataan, serta pelabelan arsip sudah dilakukan secara sistematis sehingga mempermudah proses temu kembali arsip. Selain itu, instansi juga mulai menerapkan sistem pengelolaan arsip digital melalui penggunaan aplikasi dan media penyimpanan elektronik. Namun, pelaksanaan pengelolaan arsip masih menghadapi beberapa kendala, seperti keterbatasan fasilitas, ketergantungan pada arsip fisik, serta keterbatasan sumber daya manusia dalam pengelolaan arsip digital. Oleh karena itu, diperlukan optimalisasi digitalisasi arsip, peningkatan sarana dan prasarana, serta penguatan kompetensi sumber daya manusia agar sistem pengelolaan arsip dapat berjalan lebih efektif, efisien, dan adaptif terhadap perkembangan teknologi informasi.