Analisis Penerapan Jadwal Retensi Arsip Dalam Pemusnahan Arsip Inaktif di Badan Keuangan dan Aset Daerah Kabupaten Malang
DOI:
https://doi.org/10.63822/892n6479Keywords:
Records Retention Schedule; Records Disposal; Inactive Records; BKAD Kabupaten Malang.Abstract
The Records Retention Schedule (RRS) is essential for managing the records lifecycle and preventing the accumulation of inactive files. However, its optimal implementation remains a challenge for many government agencies. This qualitative descriptive study aims to evaluate the implementation of the RRS in disposing of inactive records at the Regional Financial and Asset Management Agency (BKAD) of Malang Regency. Data were collected through observations, in-depth interviews, and documentation, then analysed using the Miles and Huberman interactive model. The findings reveal that RRS implementation at BKAD is highly suboptimal. Key obstacles include a centralized RRS that fails to accommodate the agency's specific financial record types, a shortage of skilled archival human resources, and the reluctance of record-creating units to dispose of files due to potential legal liabilities. Consequently, a massive accumulation of inactive records including 643 boxes of SP2D documents (2012–2016) and 96 linear meters of unstructured files (2008–2018) clutters the record centre floor. In conclusion, actual record disposal has been limited merely to duplicates rather than original records. Future research should observe post-improvement disposal processes and explore other local government agencies to develop a more adaptive RRS implementation model.
References
Adna, P. L., Sukaesih, & Sujana, L. R. (2024). Pelaksanaan Penyusutan Arsip di Fakultas Sosial dan Politik Universitas Padjajaran. LIBRIA, 16, 83. Barthos, Basir. (2007). Manajemen Kearsipan (6 ed.). Bumi Aksara.
Basya, M. R., & Puspasari, D. (2021). Analisis Pengelolaan Arsip di Kantor Kecamatan Bungah Kabupaten Gresik. JPAP: Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran, 9.
Choirunnisak, A., & Husna, J. (2019). Analisis Kompetensi Petugas Arsip Dalam Pengelolaan Arsip Kepegawaian di Kantor Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan.
Fathurrahman, M. (2018). Pentingnya Arsip Sebagai Sumber Informasi. Jurnal Ilmu Perpustakaan dan Informasi, 3(2).
Forwanti, E., & Setiawan, F. (2022). Implementasi Kebijakan Penanganan Gelandangan dan Pengemis Oleh Dinas Sosial Kota Palangka Raya. Jurnal Administrasi Publik.
Handayani, T. (2020). Records Center: Kajian antara Teori dan Kebijakan. ANUVA, 4(4), 583–594.
Hasan, H. (2023). Signifikansi Peran Arsiparis Dalam Pengambilan Keputusan Organisasi. Dalam Sumber Daya Kearsipan. Madza Media.
Jannah, N. A., & Susiani. (2024). Efektivitas Pengelolaan Arsip di Bagian Umum dan Kepegawaian pada Badan Kesatuan Bangsa dan Politik Kabupaten Tabalong. JAPB: Jurnal Mahasiswa Administrasi Publik dan Administrasi Bisnis, 7.
Jeka, F., Risnita, Jailani, M. S., & Asrulla. (2023). Kajian Literatur dalam Menyusun Referensi Kunci, State Of The Art, dan Keterbaharuan Penelitian (Novelty). Jurnal Pendidikan Tambusai, 26467.
Kapitanhitu, K., Kay, V. P., & Tangnga, M. H. (2023). Tinjauan Pemusnahan Arsip Pada Kantor Korwil Bidang Pendidikan dan Kebudayaan Kecamatan Leihitu. Jurnal Administrasi Terapan, 2, 86–94.
Krisnawati. (2022). Tata Kelola Kearsipan dan Kinerja Pemerintah Daerah : Penyusutan Arsip Pemerintah Kabupaten Sleman Tahun 2021. Jurnal Pemerintahan dan Kebijakan (JPK), 3(2). https://doi.org/10.18196/jpk.v3i2.14319
Kuswantoro, A., Hartati, S., & Semarang, U. N. (2019). Praktik Pengaruh Kompetensi Pegawai dan Sarana Prasarana Kearsipan terhadap Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Kelurahan Se-kecamatan Gunungpati Kota Semarang. Dalam Jurnal Pengembangan Kearsipan (Vol. 12, Nomor 2).
Laksmi, Gani, F., & Budiantoro. (2015). Manajemen Perkantoran Modern. Rajagrafindo Persada. https://books.google.co.id/books?id=bFXuzwEACAAJ
Marnanda, N. A., & Kadafi, M. (2023). Analisis Penggunaan Record Center Dalam Pengelolaan Arsip Pada Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan. Prosiding Seminar Nasional Teknologi dan Sains, 307–314.
Muhidin, S. A., & Winata, H. (2016). Manajemen Kearsipan (1 ed.). CV. Pustaka Setia.
Mulyapradana, A., Kharis, A. J., & Anajrini, A. D. (2025). Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Koperasi Simpan Usaha Batang Cemerlang. RIGGS: Journal of Artificial Intelligence and Digital Business, 4(3), 8079–8086. https://doi.org/10.31004/riggs.v4i3.3098
Muslim, S., Nikmah. Farika, & Akbarina, F. (2024). Aspek Hukum Kearsipan dan Informasi. POLINEMA PRESS, Politeknik Negeri Malang.
Nikmah, F., & Resmita, D. (2025). MANAJEMEN ARSIP DINAMIS. POLINEMA PRESS: Politeknik Negeri Malang. www.polinemapress21.com
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2017 tentang Pedoman Penyusutan Arsip. (2017).
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 22 Tahun 2015 Tentang Tata Cara Penetapan Jadwal Retensi Arsip. (2015). http://www.anri.go.id,
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip. (2012). http://www.anri.go.id,
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 Tentang Pedoman Penyusutan Arsip. (2016).
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. (2012).
Pratiwi, D. W., Rakhmawati, R., & Waluyo. (2018). Kajian Implementasi Program Penilaian dan Penyusutan Arsip: Studi Kasus Record Center Fakultas Pertanian Universitas Gadjah Mada. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 2(1), 23–33.
Priansa, D. J., & Garnida, A. (2015). Manajemen Perkantoran Efektif, Efisien, dan Profesional. Alfabeta.
Priastuti, W., & Setyadi, A. (2017). Analisis Penyusutan Arsip dalam Upaya Penyelamatan Arsip Bernilai Guna di Kejaksaan Tinggi Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 221–230.
Putra, P., Purnamayanti, A., & Maryani, E. (2023). Memahami Lebih Dalam tentang Teori Siklus Hidup, Model Kontinum Rekod dan Konsep Arsip Total untuk Implementasi di Institusi dan Organisasi. Jurnal Ilmu Informasi, Perpustakaan, dan Kearsipan, 25(1). https://doi.org/10.7454/jipk.v25i2.1091
Ramadhani, R. A., & Rijali, S. (2024). Pengelolaan Arsip di Bagian Perdagangan dan Kemetrologian pada Kantor Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah, Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Tabalong. JAPB: Jurnal Mahasiswa Administrasi Publik dan Administrasi Bisnis.
Ramanda, R. S., & Indrahti, S. (2015). Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif Terhadap Temu Kembali Arsip di Pusat Arsip (Record Center) Politeknik Negeri Semarang. Jurnal Ilmi Perpustakaan, 4.
Ridwan, & Tungka, N. F. (2024). METODE PENELITIAN (L. O. A. Dani, Ed.). Yayasan Sahabat Alam Rafflesia.
Riswati, L. I. (2014). Penyusutan Arsip Menciptakan Produktivitas Kerja Pegawai. Admisi dan Bisnis, 15. https://doi.org/https://doi.org/10.32497/ab.v15i3.1004
Rukhmana, T., Darwis, D., Alatas, R., Tarigan, W. J., Mufidah, Z. R., Arifin, M., & Cahyadi, N. (2022). Metode Penelitian Kualitatif. CV. Rey Media Grafika.
Rusidi. (2019). Teknik Menyusun Jadwal Retensi Arsip. Deepublish.
Salsabila, A. F., Wolor, C. W., & Marsofiyati. (2024). Analisis Pemusnahan Arsip Di Bapperida Kota Bogor. JEBD: Jurnal Ekonomi dan Bisnis Digital, 02, 1213–1220.
Sari, R. Y., & Zulaikha, S. R. (2020). Pengelolaan Arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah Kabupaten Sambas Provinsi Kalimantan Barat. Jurnal Pustaka Ilmiah, 6, 980.
Sattar. (2020). Manajemen Arsip Inaktif. DeepPublish.
Shepherd, Elizabeth. (2013). Managing Records : a Handbook of Principles and Practice. Facet Publishing.
Sugiyono. (2013). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D (19 ed.). CV. Alfabeta.
Sukma, E. A., & Fajer, N. A. (2025). MANAJEMEN PUSAT ARSIP. POLINEMA PRESS, Politeknik Negeri Malang. www.polinemapress21.com
Supastiwi, Z. A. (2014). Konsep Dasar Penyusutan Arsip. Universitas Terbuka.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. (2009).
Downloads
Published
Issue
Section
License
Copyright (c) 2026 Salma Sana, Halid Hasan (Author)
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.
