Analisis Penataan dan Penyimpanan Arsip Inaktif untuk Memudahkan Temu Kembali di Record Center Balai Pemberdayaan Industri Persepatuan Indonesia
DOI:
https://doi.org/10.63822/3gdvmh05Keywords:
inactive records; records organization; records storage; records retrievalAbstract
The Indonesian Footwear Industry Empowerment Agency (BPIPI) generates inactive records managed by a records center. The management of inactive records at the records center particularly the organization process still faces challenges that hinder the retrieval process. However, well-organized inactive records can enhance the effectiveness of storage and facilitate record retrieval. This study aims to describe and analyze the implementation of the organization, storage, and retrieval of inactive records at BPIPI. This study employs a qualitative descriptive approach, with the research subjects being First-Class Archivists and Skilled Archivists at BPIPI. Data were collected through observation, interviews, and documentation, with the research focus on the organization, storage, and retrieval of inactive records. The data obtained were then analyzed using the Miles and Huberman method, which consists of data collection, data reduction, data presentation, and drawing conclusions and verification. The research findings indicate that the organization and storage of inactive records at BPIPI have been carried out in accordance with Sukma & Fajer’s theory, from the examination of records, the organization of records into boxes, the numbering of boxes, to the storage of boxes on archive shelves. However, during the box numbering stage, there were still challenges related to discrepancies between the information on the labels and the contents of the boxes. The record retrieval process has also been carried out in accordance with Dewi’s theory through the verification of record codes, the search for and retrieval of records using a loan slip, and the handover of records to users. However, the accuracy rate remains at 1.47%, which indicates that the organization and storage of records need to be reviewed. In general, the organization and storage of inactive records at BPIPI have been carried out effectively, although there are still challenges, namely discrepancies between the information listed on the archive box labels and the actual contents of the boxes. This study is limited to a single agency and focuses solely on inactive paper-based records. Further research is recommended to examine the implementation of a digital records management system.
References
Abubakar, R. (2021). Pengantar Metodologi Penelitian. SUKA-Press.
Alghifari, M. D., & Aini, Z. (2024). Prosedur Penyusutan Arsip Pada BPJS Ketenagakerjaan Cabang Banda Aceh. Jurnal EMT KITA Vol, 8(3).
Al Magribi, R. A. M., & Latiar, H. (2026). Analisis Pengelolaan Arsip Dinamis pada Instansi Pemerintah Daerah: Studi Kasus Dinas Lingkungan Hidup dan Kebersihan Kota Pekanbaru. Jurnal Pustaka Budaya, 13(1), 58-68.
Amalia, R. F., & Wasisto, J. (2018). Analisis Pengelolaan Dan Temu Kembali Arsip Inaktif Panwaslu Di Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Salatiga. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7(4), 251–260.
Asriel, A. S. (2018). Manajemen Kearsipan. PT Remaja Rosdakarya.
Barthos, B. (2019). Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Bumi Aksara.
Diani, M., & Suwanto, S. A. (2018). Analisis sistem penyimpanan dalam temu kembali arsip inaktif izin mendirikan bangunan titipan organisasi perangkat daerah di dinas arsip dan perpustakaan kota semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7(2), 221-230.
Diani, M., & Suwanto, S. A. (2018). Analisis Sistem Penyimpanan Dalam Temu Kembali Arsip Inaktif Izin Mendirikan Bangunan Titipan Organisasi Perangkat Daerah Di Dinas Arsip Dan Perpustakaan Kota Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7(2), 221–230.
Faridah. (2022). Manajemen Kearsipan untuk Siswa, Mahasiswa, Dunia Pendidikan dan Perkantoran. Deepublish.
Fathurrahman, M. (2018). Pentingnya arsip sebagai sumber informasi. JIPI (Jurnal Ilmu Perpustakaan Dan Informasi), 3(2), 215-225.
Firdaus, K. L., & Husna, J. (2018). Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif Formulir Setoran Donasi di Pos Keadilan Peduli Umat Human Initiative (PKPU HI) Jawa Tengah. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 7(4), 181-190.
Handayani, T. (2020). Records Center: Kajian antara Teori dan Kebijakan. Anuva: Jurnal Kajian Budaya, Perpustakaan, dan Informasi, 4(4), 583-594.
Hendrawan, M. R., & Ulum, M. C. (2017). Pengantar Kearsipan: Dari isu kebijakan ke manajemen. Universitas Brawijaya Press.
Hermawan, S., & Amirullah. (2016). Metode Penelitian Bisnis Pendekatan Kuantitatif & Kualitatif.
Ibrahim. (2015). Metodologi Penelitian Kualitatif -Panduan Penelitian beserta Contoh Proposal Kualitatif.
Indra, N. (2025). Manajemen Pengelolaan Arsip Dinamis di Kantor Depo Arsip Kota Medan. Jurnal Pustaka Budaya, 12(2), 216-225.
Mandulangi, J., Makinggung, J. P., Kasenda, S., & Luntungan, F. (2022). Optimalisasi kualitas pelayanan mahasiswa melalui pengelolaan arsip dinamis di perpustakaan politeknik negeri manado. Journal of business administration (JBA), 2(2), 123.
Marnanda, N. A., & Kadafi, M. (2023a). Analisis Penggunaan Record Center Dalam Pengelolaan Arsip Pada Sekretariat Dprd Provinsi Sumatera Selatan. In Prosiding Seminar Nasional Teknologi Komputer dan Sains (Vol. 1, Number 1).
Marnanda, N. A., & Kadafi, M. (2023b). Analisis Penggunaan Record Center Dalam Pengelolaan Arsip Pada Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Selatan. Prosiding Seminar Nasional Teknologi Komputer Dan Sains, 1(1), 307–314.
Midriyan, A., Rahmawati, R., & Apriliyani, N. V. (2024). Efektivitas Sistem Informasi Manajemen Arsip Dinamis (SIMARDI) pada Pengelolaan Arsip. Karimah Tauhid, 3(8), 9368-9380.
Murdiyanto, E. (2020). Metode Penelitian Kualitatif (Teori dan Aplikasi disertai Contoh Proposal). UPN “Veteran” Yogyakarta Press.
Mulyadi, S. S. I. M. H. (2023). Pengelolaan Arsip Berbasis Otomasi. PT. RajaGrafindo Persada-Rajawali Pers.
Nella, M., & Nugraha, R. (2025). Pengelolaan Arsip Dalam Meningkatkan Pelayananpublik Pada Kantor Camat Kecamatan Sako Palembang. Jurnal Ilmiah Administrasi Dan Sosial, 20(1), 30-45.
Nikmah, F., & Resmita, D. (2025). Manajemen Arsip Dinamis. Polinema Press. www.polinemapress21.com
Nur, S. (2023). Pengorganisasian Pada Sistem Pengelolaan Kearsipan Dalam Upaya Meningkatkan Efektivitas Penyimpanan Arsip Pada Dinas Kearsipan Kota Palopo (Doctoral dissertation, Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Palopo).
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2012 Tentang Pedoman Pemusnahan Arsip.
Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2018 Tentang Pedoman Pemeliharaan Arsip Dinamis, BPK RI.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2017 tentang Pedoman Penyusutan Arsip Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia
Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, BPK RI.
Rahmawati, R., Ulya, I., & Az-Zuhri, F. M. (2022). Masyarakat Sadar Arsip. Nas Media Pustaka.
Rifani, J., Ahdiat, R., & Trisnawati, Y. (2026). Records Management in The Implementation of State Administration at The Education and Culture Office of Balangan Regency. Journal of Development Administrations Thinking Understand: Public and Business Administration (DATU), 2(2), 152-162.
Rosalin, S. (2021). Manajemen Arsip Dinamis. UB Press.
Puspitadewi, G. C., & Rifqi, A. (2025). Manajemen arsip dinamis di era digital: Studi komprehensif prosedur dan infrastruktur di BBIB Singosari. Jurnal Ilmu Perpustakaan (Jiper), 7(2), 289-319.
Sanbein, P., & Sunarti, T. C. (2025). Evaluasi Ketersediaan Sarana dan Prasarana Penyimpanan Arsip di Sekolah Pascasarjana, Institut Pertanian Bogor. ABDI PUSTAKA: Jurnal Perpustakaan dan Kearsipan, 5(1), 1-26.
Sattar. (2020). Manajemen Arsip Inaktif. Deepublish.
Sugiyono. (2023). Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Alfabeta. www.cvalfabeta.com
Sukma, & Fajer. (2025). Manajemen Pusat Arsip. Polinema Press.
Sukma, et al. (2020). Analisis sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip data pegawai untuk menunjang efektivitas pengawasan arsip pada Politeknik Negeri Malang.
Sulianta, F. (2025). Arsip Media Digital. Feri Sulianta.
Syuara, K., & Ardoni, A. (2025). Pengetahuan Arsiparis dalam Mengelola Arsip Dinamis Inaktif di Universitas Negeri Padang. Scinary, 3(1), 27-31.
Susanti, M. R., & Puspasari, D. (2020). Analisis Sistem Penyimpanan Dan Prosedur Temu Kembali Arsip Dinamis di PT Artojoyo Langgeng Jaya Abadi (JH Tech Sidoarjo). Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 8(2), 241–251.
Susfa Ramanda, R., & Indrahti, S. (2015). Analisis Pengelolaan Arsip Inaktif terhadap Temu Kembali Arsip di Pusat Arsip (Record Center) Politeknik Negeri Semarang. Jurnal Ilmu Perpustakaan, 4(3), 211–220.
Suwarni, E., Widodo, T. W., & Nikmah, F. (2024). Manajemen Kearsipan. Cerdas Ulet Kreatif.
Tabina, G. (2024). Analisis Sistem Pengelolaan Arsip Inaktif di PT Prima Mitra Elektrindo. Student Scientific Creativity Journal, 2(1), 48–62.
Teryambodo, A., & Putra, P. (2024). Analisis pengelolaan arsip dalam upaya tertib arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Magelang. Journal of Economic and Management (JEM) Terekam Jejak, 1(1), 1-20.
Trisna, N. V. R., & Husna, J. (2025). Digitalisasi arsip inaktif: Studi kasus penerapan SIKD pada unit kearsiapan Sekretariat Daerah Provinsi Jawa Tengah. Information Science and Library, 6(2), 45-51.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, BPK RI.
Veraniansyah, R. D. P., & Sukma, E. A. (2019). Prosedur Pengelolaan Arsip Untuk Keamanan Dokumen Di Rsia Puri Bunda Malang. Jurnal Administrasi dan Bisnis, 13(1), 65-74.
Downloads
Published
Issue
Section
License
Copyright (c) 2026 Moh. Yuski Anwar, Tatiana Kristianingsih (Author)
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License.
